Nebenkostenabrechnung? Kein Stress!
Frühlingszeit ist Nebenkostenzeit: Erstellung und Versand der Abrechnungen binden genauso wie die Bearbeitung der Kundenrückfragen über Wochen viele Ressourcen im Wohnungsunternehmen. Doch es gibt Möglichkeiten, mit denen Sie sich die arbeitsintensive Aufgabe erleichtern können.
Zeit für eine Atempause bleibt kaum. Gerade erst haben die Wohnungsunternehmen die jährlichen Betriebskostenabrechnungen hinter sich gebracht, schon steht der nächste, arbeitsintensive Programmpunkt auf dem Plan: die darauf aufsetzende Nebenkostenabrechnung. Jedes Jahr im Frühling hält sie die Mitarbeiter der Immobilienwirtschaft auf Trab. Die Aufwände beginnen bei der Erstellung der Abrechnungen, erstrecken sich über die Organisation des Versands oftmals tausender Dokumente an die Kunden – und enden gewöhnlich in einer Welle aus Rückfragen und Beschwerden, die auf verschiedenen Kanälen beim Kundenservice eingeht.
Zum Glück gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, mit denen sich die Aufwände rund ums Thema Nebenkosten reduzieren und die Mitarbeiter im Wohnungsunternehmen deutlich entlasten lassen.
Sechs Tipps für eine stressfreie Nebenkostenabrechnung!
Sie betreuen als Verwalter die Liegenschaften von Eigentümergemeinschaften? Mit einem Eigentümerportal können Sie auch ihnen die Hausgeldabrechnungen digital statt in Papierform zukommen lassen – und ermöglichen den Eigentümern gleichzeitig einen komfortablen und zeitgemäßen Weg der Korrespondenz.
Kaum sind die Nebenkostenabrechnungen verschickt, steht das Telefon nicht mehr still: Viele Mieter rufen beim Kundenservice an und haben Fragen oder Beschwerden. Mit CTI (Computer-Telefonie-Integration) haben Ihre Mitarbeiter beim Anruf eines Kunden sofort alle relevanten Informationen zur Verfügung – und können ihm schnell und unkompliziert weiterhelfen.
Um das Anliegen eines Mieters effizient und erfolgreich zu bearbeiten, sollten Sie einen Überblick über den Gesamtverlauf der Kommunikation mit ihm haben. Dafür gibt es das Kundenkontaktmanagement in SAP®, in dem nicht nur der vollständige Kundenkontakt nachgehalten wird, sondern auch eine Objekthistorie. Eine zentrale Datenhaltung sorgt für schlüssige Informationen und verhindert Doppelerfassungen. Eine ähnliche Funktionalität steht Wodis-Sigma-Kunden mit der Kommunikationshistorie ab Wodis Sigma Release 9 zur Verfügung.
Geht es darum, ein Kundenanliegen weiterzubearbeiten, können Sie in Wodis Sigma Aktivitätenmanagement eine konkrete Folgeaktion anstoßen – entweder in Form einer Einzelaufgabe oder auch als vordefiniertes Aktivitätenbündel. Arbeitsabläufe werden auf diese Weise standardisiert. Das führt im Wohnungsunternehmen zu mehr Effizienz und Transparenz beim Abarbeiten von Anfragen.
Mit der Integrierten Abrechnung erhalten Sie alle Rechnungen Ihrer angeschlossenen Partner – insbesondere Wärmemessdienste – direkt digital im ERP-System. Das reduziert nicht nur den Erstellungsaufwand der Nebenkostenabrechnungen enorm, sondern verhindert auch Tippfehler, die bei der Übertragung der Rechnungsdaten von analog auf digital passieren.
Egal, ob Ihr Wohnungsunternehmen mit einer Nebenkostenpauschale oder mit Vorauszahlungen arbeitet: Der postalische Versand der Nebenkostenabrechnung kostet eine Menge internen Aufwand, Papier und Porto. Über das CRM-Portal und die CRM-App von Aareon können Sie Ihren Mietern die Nebenkostenabrechnung digital zur Verfügung stellen. Gleichzeitig eröffnen Sie Ihren Kunden damit die Möglichkeit, sich mit Rückfragen auf digitalem Weg an Sie zu wenden – rund um die Uhr und auch vom heimischen Sofa aus. Das freut den Mieter und entlastet Ihre Telefonzentrale.