Vorteile ERP-gestützter Schadensprozesse im Rechnungswesen

Irgendwas ist eben immer: Gerade ist der Wasserschaden in Objekt A behoben, schon streikt in Objekt B die Heizungsanlage – und der Aufzug ist auch schon wieder defekt. Der Umgang mit Schäden im Bestand gehört zum Arbeitsalltag jedes Wohnungsunternehmens. Er beschäftigt nicht nur die Mitarbeiter im Kundenservice oder Facility Management, sondern sorgt später im Prozess auch bei den Kollegen im Rechnungswesen für große Aufwände. Schließlich sind in viele Reparaturmaßnahmen Handwerkerbetriebe involviert, in anderen Fällen müssen Ersatzteile bestellt werden. Ist der Schaden behoben, gehen die Rechnungen dafür ein. Und all diese Prozesse laufen parallel und müssen sauber bearbeitet werden.

Um die Rechnungsbearbeitung im Wohnungsunternehmen so effizient wie möglich zu gestalten, empfiehlt sich ein integriertes Handling von Schadens- und anderen Prozessen in einem ERP-System wie Wodis Sigma oder SAP® Blue Eagle. Das große Entlastungspotenzial zeigt sich schon am Anfang der Rechnungsbearbeitung: dann nämlich, wenn die Rechnung im Wohnungsunternehmen eingeht.

Rechnungserfassung als Massenprozess

Die Rechnungserfassung ist in der Immobilienwirtschaft ein echter Massenprozess. Kommt eine Rechnung auf Papier ins Wohnungsunternehmen, muss ein Mitarbeiter sie gewöhnlich digitalisieren und alle relevanten Informationen händisch ins ERP-System übertragen. Das gilt auch, wenn ein Unternehmen seine Rechnungen als PDF schickt. Die manuelle Erfassung kostet nicht nur eine Menge Zeit, sondern ist auch sehr fehleranfällig.

Dieser Arbeitsaufwand lässt sich deutlich reduzieren, wenn Schäden von Anfang bis Ende im ERP-System verwaltet werden, also vom Eingang einer Schadensmeldung über die Beauftragung von Dienstleistern und die Bearbeitung bis hin zur Abrechnung. In diesem Fall findet das Rechnungswesen einen bestehenden Vorgang im ERP-System vor, dem es die eingehende Rechnung zuordnen kann. Alle notwendigen Informationen sind dort schon vorhanden, so dass der zuständige Mitarbeiter nun noch maximal vier Angaben ergänzen muss: Rechnungsnummer und eventuell Eingangsrechnung, Auftrag und Betrag.

Noch einfacher wird es über das Handwerkerportal Mareon oder den Aareon Rechnungsservice: Hierüber eingehende Rechnungsinformationen fließen automatisch ins Rechnungseingangsbuch ein. Die händische Erfassung entfällt komplett. Tippfehler sind damit ausgeschlossen, man spart eine Menge Papier und die Kollegen im Rechnungswesen können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.

Rechnungen effizient überprüfen, bearbeiten und bezahlen

Auch die Phase der Rechnungsprüfung lässt sich mit ERP-Unterstützung deutlich effizienter gestalten, weiß Aareon-Experte Björn Deterra: „Eine generelle Prüfung des kompletten Rechnungseingangs ist schon von der schieren Masse her kaum zu realisieren. Vollkommen darauf zu verzichten birgt hingegen die Gefahr, dass fehlerhafte Beträge oder falsche Angaben nicht erkannt werden“, so der Teamleiter Entwicklung und Support für Wodis Sigma. „Eine effiziente Rechnungsprüfung unterscheidet relevante und nicht relevante Fälle – und erfolgt in Stichproben.“ Was ein relevanter Fall ist, können Wohnungsunternehmen in ihrem ERP-System individuell definieren. Ausgewählte Projekte lassen sich damit genauso kontrollieren wie bestimmte Rechnungssteller oder Leistungen. Ein solches Vorgehen schafft nicht nur mehr Prozess-Sicherheit, sondern entlastet die Mitarbeiter und gibt ihnen mehr Raum für ihre Kernaufgaben. 

Im Rahmen des nächsten Schritts – der Rechnungsbearbeitung – kommt es dem Rechnungswesen erneut zugute, wenn ein Schadensprozess bereits im ERP-System erfasst ist. Budgets etwa sind schon im System hinterlegt, wenn die Rechnung im Rechnungswesen ankommt, so dass es sich darum nicht mehr kümmern muss. „Gleichzeitig schreibt das Rechnungswesen an dieser Stelle die Historie des Projekts im System fort und trägt so zu einem konsequenten Know-how-Transfer im Unternehmen bei“, ergänzt Deterra. Die Rechnungsübersicht sorgt für einen aktuellen Überblick über offene Zahlungen, Einbehalte und andere Informationen.

Geht es schließlich um das Begleichen von Rechnungen, kann das Wohnungsunternehmen individuelle Zahlungskriterien definieren. So lässt sich unter anderem auswählen, ob Zahlungsziele maximiert oder Skontoerträge durch schnelle Zahlungen erzielt werden sollen. Mit einer gezielten Steuerung der Zahlungen erhöht das Rechnungswesen auf diese Weise die Liquidität des Wohnungsunternehmens.

Infografik „Rechnungsbearbeitung in Zahlen“ zum Download