WG Aufbau Dresden: Bauerfolg dank ERP-System

An einem sonnigen Apriltag wie diesem kann man besonders gut verstehen, warum der Stadtteil Johannstadt in Dresden ein ziemlich beliebtes Wohnviertel ist: Die Straßenzüge wirken gepflegt, mit dem Fahrrad ist die Altstadt in Windeseile erreichbar und der „Große Garten“, Dresdens bezaubernder Stadtpark, in dem es grünt und blüht, ist nur einen Steinwurf entfernt. Wer eine Wohnung in einem der dreigeschossigen Mietshäuser rund um die Comeniusstraße ergattert hat, kann sich glücklich schätzen. Einmal hier eingezogen, zieht man nur ungern wieder aus.

Elke Wernecke kennt dieses Gefühl gut, denn ihr Büro liegt im selben Viertel. Sie ist technische Assistentin der Wohnungsgenossenschaft Aufbau Dresden eG, die in der Landeshauptstadt Sachsens seit vielen Jahrzehnten Tausende von Wohnungen vermietet, bewirtschaftet, instandhält und modernisiert. Im Stadtteil Johannstadt zum Beispiel wurde im Jahr 2012 in rund 300 Wohnungen die komplette Elektrik modernisiert. Zum ersten Mal nutzte das Team Bauleitung, in dem Elke Wernecke tätig ist, dabei aktiv ein ERP-System, um das Projekt zu steuern, zu dokumentieren und abzuwickeln. „Die Ergebnisse konnten sich sehen lassen“, sagt sie. „Die Software entlastete uns von diversen umständlichen kaufmännischen Aufgaben, schuf Freiraum und sorgt insgesamt für mehr Transparenz und Effizienz.“

Seitdem greifen die Bautechniker der Wohnungsgenossenschaft bei fast jedem ihrer Bau- und Modernisierungsvorhaben auf ERP-Unterstützung zurück. Und es gab und gibt viel zu tun: von Wärmeverbund-Maßnahmen und Fensterwechseln bis hin zu Elektrikarbeiten oder der Modernisierung von Bädern. Insgesamt 17.000 Wohneinheiten bewirtschaftet die Aufbau Dresden, die 1954 gegründet wurde und sich seitdem zu einer der größten Wohnungsgenossenschaften Deutschlands entwickelt hat. 50 neue Wohnungen entstehen allein in diesem Jahr. Das florierende Dresden – urbanes Zentrum der wirtschaftlich stärksten Region in den neuen Bundesländern – braucht Wohnraum. Für die Aufbau Dresden wiederum stellt die Modernisierung des Bestands eine lohnende und nachhaltige Investition dar, um die Attraktivität der Wohnungen nicht nur zu erhalten, sondern langfristig zu steigern.

Transparente Daten und Fakten

„Das ERP-System vereinfacht die Erstellung der Wirtschaftspläne für ein Geschäftsjahr“, erklärt Elke Wernecke. „Wir können die Budgetierung anhand von Projekten steuern, und die ziehen sich ja bekanntlich oft über mehrere Jahre.“ Vor 2012 pflegten die Techniker ihre Daten und Zahlen ausschließlich klassisch in Excel-Dateien ein und mussten sie für Berichte und Budgetprognosen relativ umständlich aufbereiten. „Heute greifen alle Beteiligten, egal ob Controlling oder Technik, auf die gleichen Informationen zu, jeder kann Berichte nach seinen Bedürfnissen gestalten.“ Bei Rechnungen kann zum Beispiel im Voraus festgelegt werden, ob und wenn ja, in welcher Höhe Einbehalte oder Sicherheitsabschläge angesetzt werden. Das alles sorgt für Durchblick, und es schafft zudem eine sachliche Grundlage, um bei Projekten die herausfordernde Gratwanderung zwischen Wirtschaftlichkeit und technischer Machbarkeit auszutarieren.

„Das ist ein wichtiger Punkt“, betont Elke Wernecke. Kaufleute und Techniker hätten ja durchaus unterschiedliche Prämissen und Maximen. Während es Techniker in der Regel gerne so modern, hochwertig und zukunftssicher wie möglich hätten, fragen Kaufleute naturgemäß eher nüchtern nach der Kosten-Nutzen-Relation: ob sich die Maßnahme denn auch wirklich lohne, langfristig rechne und es keine günstigeren Alternativen gäbe. „Das ist immer ein Spagat, und die Entscheidung ist letztlich nicht einfach“, unterstreicht Elke Wernecke. Aber, egal wie sie im Einzelfall ausfalle: Das ERP-System hilft, diese notwendige Diskussion auf eine durch Zahlen und Fakten gesättigte Grundlage zu stellen, die allen Beteiligten zugänglich ist.

Entlastung und mehr Effizienz?

Was bei der Aufbau Dresden gut funktioniert, ist längst nicht bei allen Wohnbaugesellschaften üblich. Kaufleute und Techniker arbeiten in der Regel mit unterschiedlicher Software: ERP-Programme auf der einen, CAD- und AVA-Software auf der anderen Seite. Das hat historische Gründe, aber auch praktische. Die Bauleitung vor Ort agiert mit vielen Detailinformationen verschiedener Gewerke, die auf der Baustelle essenziell, für das Controlling und die Buchhaltung aber bisweilen zu feinteilig sind. So gesehen agieren Kaufleute und Techniker häufig in zwei Welten. Aber warum braucht es da eigentlich mehr Integration durch ein ERP-System?

„Die entscheidende Frage für alle Beteiligten ist doch: Hat ein derartiges System handfeste, praktische Vorteile – schafft es Entlastung und mehr Effizienz?“, sagt Prof. Dr.-Ing. Ulrich Bogenstätte von der Hochschule Mainz. Ein Vorteil für den Bauleiter könnte etwa entstehen, wenn ihn ein System bei der Abnahme technischer Anlagen aktiv unterstütze. Die Digitalisierung und das aufkommende „Internet der Dinge“ böten immer mehr derartige Möglichkeiten. „Man stelle sich etwa vor, ein verbauter Rauchmelder meldet sich nach der Aktivierung automatisch im digitalen Inventar an.“ Der Techniker müsste dann eben nicht mehr Datenbanken per Hand mit Informationen befüllen, sondern die Dinge selbst würden sich automatisiert integrieren.

Science-Fiction? „Gar nicht“, betont Bogenstätter, „all das gibt es ja schon, nur noch nicht in der Breite.“ Der Boden für eine stärkere Integration sei längst bereitet, gefragt sei nun die Umsetzung. „Das System sollte dem Bauleiter mobile Services für die Arbeit in den Objekten bieten, also etwa das Anlegen von Fotos und Einträgen oder die Pflege einer digitalen Akte via Tablet-PC während der Begehung.“ Dass das letztlich dann auch der Dokumentation des gesamten Bestands diene, verstehe sich von selbst. Allerdings, so Bogenstätter, setze es einen besonders hohen Grad an Integration und Reibungslosigkeit voraus. „Mit anderen Worten: Es muss auch wirklich funktionieren, sonst nützt es keinem der Beteiligten etwas, sondern schafft nur Mehrarbeit.“

Der Bauexperte gibt außerdem zu bedenken, dass jedes Wohnungsunternehmen individuelle Anforderungen habe: „Je mehr Leistungen man intern erbringt, umso sinnvoller ist ein hoch integriertes System, weil es eben alle internen Bereiche miteinander verknüpfen kann. Das schafft Synergien.“ Umgekehrt: Je mehr externe Dienstleister und Partner ein Wohnungsunternehmen habe, umso wichtiger seien funktionierende und kluge Schnittstellen zu deren Systemen.

Schritt halten und vorausschauen

Bei der Aufbau Dresden kommt ein relativ hoch integriertes ERP-Modul zum Einsatz. „Das hat sich für uns angeboten“, so Elke Wernecke. Externe Unterstützung wird lediglich in Form von Architekturleistungen eingekauft. Die Architekten bereiten Maßnahmen vor und steuern gegebenenfalls noch die Ausschreibung – die Umsetzung erfolgt jedoch in der Genossenschaft selbst. Das Bauchbuch sei bereits Bestandteil des ERP-Systems. Die Planungszahlen laufen automatisch in den Wirtschaftsplan ein. Die Budgetierung von Projekten erfolgt über das System. Daten und Zahlungen können nach Projektfortschritt gesteuert werden. Treffen zum Beispiel Rechnungen vom Architektenbüro ein, lassen sie sich ohne Aufwand zuordnen.

Wie es weitergeht? „Gerade weil unsere Bauleiter viel draußen auf der Baustelle unterwegs sind, wünschen wir uns Lösungen, um eine mobile Anbindung an das ERP-System via Tablet-PC und Apps zu schaffen“, erklärt Elke Wernecke. Noch sei das zwar nicht möglich, aber der Weg dorthin sei vorgezeichnet. An Arbeit jedenfalls mangelt es den Bautechnikern nicht. Aktuell etwa werden im Dresdner Försterlinggebiet die guten alten „Plattenbauten“ ein zweites Mal nach 1998 saniert: Fassadenüberarbeitung, schönere Treppenaufgänge, neue Wohnungs­eingangs­türen. Im vergangenen Jahr seien im selben Gebiet Aufzüge angebaut worden, um dem steigenden Altersdurchschnitt der Bewohner und deren eingeschränkter Mobilität besser gerecht zu werden.

Für die Aufbau Dresden sind damit hohe Investitionen verbunden, die sich langfristig nur dann lohnen, wenn sie umsichtig geplant, ausgeführt und kontrolliert werden. Unterstützung durch ein leistungsfähiges ERP-System kann da sicherlich nicht schaden.