Mehr Zeit für die Baustelle
Wieso sollte ein Leiter Technik seine kaufmännischen Prozesse in einem ERP-System bearbeiten? Rainer Wendt, Teamleiter Projekt-Consulting bei Aareon, erklärt im Interview, wie ein Leiter Technik im Arbeitsalltag mehr Zeit für seine Kernaufgaben gewinnt.
Herr Wendt, die Ausschreibung, Vergabe und Projektausführung machen einen Großteil der Arbeit eines Leiters Technik aus. Doch ausgerechnet diese Punkte lassen sich nicht im ERP-System abbilden. Wieso sollte er es trotzdem nutzen?
Rainer Wendt: Das ist richtig: Ausschreibungen sind ein spezielles Feld und es gibt eine Reihe darauf zugeschnittener Tools, die die Anforderungen perfekt abdecken. In Ergänzung dazu hilft das ERP-System dem Leiter Technik ganz wesentlich dabei, seine kaufmännischen Aufgaben einfacher und effizienter zu bewältigen. Die Zeit, die er hier spart, kann er in seine oben genannten Kernaufgaben stecken. Platt gesagt gewinnt er dadurch mehr Zeit für seine Aufgaben auf der Baustelle.
Wodurch ergeben sich diese Arbeitserleichterungen?
Rainer Wendt: Dafür greifen mehrere Komponenten ineinander: Wird ein Projekt von allen Beteiligten konsequent im ERP-System gepflegt, hat der Leiter Technik eine durchgängige Projekthistorie zur Verfügung: Er kann mit seiner Arbeit auf bereits vorhandene Daten aufsetzen, die er für seine Planungen heranziehen kann – und dann lediglich mit neuen, projektspezifischen Informationen ergänzen muss. Aber auch später kommt dem Leiter Technik die Arbeit in einem unternehmensweit genutzten System zugute, nämlich bei Auftragsvergabe und der Rechnungsprüfung: Aufträge, Rechnungen, Nachträge und Vereinbarungen – alle relevanten Informationen findet er dank der durchgehenden Systemunterstützung in der ERP-Software und kann sie schnell bearbeiten, prüfen und freigeben. Für Transparenz sorgt die Anbindung weiterer Abteilungen im Immobilienunternehmen: Besonders wichtig für den Leiter Technik ist an dieser Stelle, dass der Austausch mit dem Rechnungswesen und dem Controlling deutlich vereinfacht wird. Aber auch Vorstand oder Geschäftsführung, der Bereich Immobilienwirtschaft und Kollegen aus dem Bereich Compliance oder Recht sind ebenfalls angebunden und können so auf die gleichen Informationen zugreifen. Last not least unterstützt ihn das System auch beim Reporting: Vorhandene Budget-, Auftrags- oder Rechnungsinformationen zu einer Modernisierungs- oder Baumaßnahme lassen sich nach individuell definierbaren Kriterien wie dem Baufortschritt auswerten. Das gibt ihm die notwendige Sicherheit.
Wie kann der Leiter Technik seine kaufmännischen Prozesse ins ERP-System bringen?
Rainer Wendt: Die meisten Immobilienunternehmen arbeiten bereits mit einem ERP-System, was dem Leiter Technik die Umstellung seiner kaufmännischen Prozesse recht leicht macht: Er kann einfach auf ein vorhandenes System mit aufspringen, die bereits enthaltenen Daten nutzen und mit seinen eigenen Informationen ergänzen. Diese Informationen fließen dann für nachgelagerte Prozesse ohne weiteres Zutun an den relevanten Stellen innerhalb der ERP-Software ein. Um sich mit dem ERP-System vertraut zu machen, bietet es sich an, zunächst mit einem ausgewählten Beispielprojekt zu starten. Weitere Projekte lassen sich dann nachziehen.