Automatisierte Prozesse: So können Sie sie für sich nutzen!

Aareon Smart News: Wieso sollten sich Wohnungsunternehmen mit einer Automatisierung oder Teilautomatisierung ihrer Prozesse auseinandersetzen?

Wrede: Die Immobilienwirtschaft in Deutschland muss sich steigenden Ansprüchen stellen – sowohl der Kunden, also Mieter und Eigentümer, als auch des Gesetzgebers. Prozesse werden komplexer, das nötige Know-how anspruchsvoller und damit auch die Anzahl der beteiligten Fachleute. Da hilft es in der Praxis sehr, wenn die Prozesse im Unternehmen vom ERP-System unterstützt und gesteuert werden.

Dittrich: Bis dato oft manuelle Prozesse lassen sich mithilfe digitaler Technologien teilweise oder vollständig automatisieren. Die Unternehmen erhalten dadurch transparente, nachvollziehbare Prozesse, die gleichzeitig ihre internen Regeln berücksichtigen. Hinzu kommt, dass sie mit automatischen Arbeitsabläufen Zeit sparen und die Ressourcen in anderen Bereichen einsetzen können, etwa im Kundenkontakt. Gleichzeitig lassen sich auf diese Weise Fehler reduzieren.

Aareon Smart News: Wie sollten die Wohnungsunternehmen das Thema angehen und wie unterstützt Aareon?

Elze: Man bittet einen Berater ins Haus und lässt sich über die verschiedenen Möglichkeiten der Automatisierung beraten. Dabei lohnt es sich, zunächst ausgewählte Prozesse in den Fokus zu nehmen: Wo setzt man an, damit es später ein Erfolg wird?

Wir bieten in diesem Zusammenhang einen Aareon Smart World Check an. Dabei helfen wir der Immobilienwirtschaft, Arbeitsabläufe mithilfe ihrer bestehenden IT-Landschaft zu optimieren. Dafür schauen wir uns vor allem die wohnungswirtschaftlichen Kernthemen „Bewirtschaftung“, „Technik“ und „Rechnungswesen“ an. Im Normalfall kommt dafür ein Berater zum Kunden und guckt sich mit dem zuständigen Sachbearbeiter erst mal den täglichen Arbeitsablauf an. Dabei gibt er wertvolle Tipps, hilft dem Wohnungsunternehmen, seine vorhandene IT-Infrastruktur bestmöglich zu nutzen und spricht Empfehlungen aus, wenn er irgendwo Ergänzungsbedarf sieht.

Aareon Smart News: Wie lassen sich Arbeitsabläufe mit Wodis Sigma automatisieren?

Elze: Ein Dauerbrenner im Wohnungsunternehmen ist das Vertrags- und speziell das Wartungsmanagement. Jedes Wohnungsunternehmen verfügt über eine Vielzahl von Wartungsverträgen. Oft werden sie in Listen, Ordnern und Kalendern gepflegt und geführt. In einem ersten Schritt setzen wir uns in einem gemeinsamen Workshop mit dem Kunden zusammen und finden heraus, was er erreichen möchte. Auf dieser Basis setzen wir eine Struktur auf, mit der das Wohnungsunternehmen arbeiten kann. Das Vertragsmanagement hat schließlich viele verschiedene Ebenen, es gibt verschiedene Vertragstypen, Untergliederungen zu Vertragspartnern und so weiter, die es in Wodis Sigma Vertragsmanagement abzubilden gilt.

Dabei ist sicherlich ein wichtiger Baustein, dass man sich generell mit dem Thema Aktivitätenmanagement beschäftigt: Dieses Modul ermöglicht automatisierte Erinnerungen, wenn etwa ein Vertrag ausläuft oder eine Wartung ansteht. Anschließend müssen die Daten ins System eingepflegt und – das ist der letzte Schritt zum runden Prozess – die Verträge selbst digitalisiert werden. Wer letztere digital archiviert und gut verschlagwortet, spart sich die mühsame Suche im Papierarchiv und beschleunigt die Arbeitsabläufe deutlich. Die Mitarbeiter lassen sich nun über eine kleine Schulung zu Beginn mit ins Boot holen.

Dittrich: Die Automatisierung im Wartungsbereich lässt sich dann natürlich schrittweise weiterentwickeln. Die Beauftragung von Wartungen bei Handwerkern etwa lässt sich über die elektronische Handwerkerkopplung in Mareon automatisch auslösen. Auf diese Weise erzielt das Wohnungsunternehmen im Optimalfall einen medienbruchfreien und volldigitalen Prozess.

Aareon Smart News: Verursacht eine Prozessautomatisierung große Aufwände im Unternehmen?

Dittrich: Wenn wir beim Thema Wartungsmanagement bleiben, dann ist die Prozessautomatisierung für das Wohnungsunternehmen mit zwei Dingen verbunden: zum einen mit der Investition in ein Stück Software, in diesem Fall in das Modul Vertragsmanagement. Und dann muss es einmalig die Zeit investieren, die relevanten Vertragsdaten in das neue System zu übertragen – und am besten gleichzeitig die Verträge zu digitalisieren und elektronisch zu archivieren.

Elze: Unsere Empfehlung ist es, klein zu starten. Man muss zum Beispiel nicht gleich sämtliche Verträge in ein integriertes Vertragsmanagement umheben, sondern kann mit den Wartungsverträgen eines Objekts starten und später auf den Gesamtbestand erweitern.

Aareon Smart News: Können Sie auch eine Prozessautomatisierung mit SAP^®

Wrede: Ein gutes Beispiel dafür ist die Betriebskostenabrechnung, die zum Jahreswechsel im Wohnungsunternehmen klassischerweise große Aufwände verursacht. Für eine Betriebskostenabrechnung muss sichergestellt sein, dass alle Bemessungen, Rechnungen, vertraglichen Vereinbarungen im System erfasst sind. Daran sind meist mehrere Abteilungen beteiligt. Der Abstimmungsaufwand, wer wann was macht, ist erheblich, die Unsicherheit groß, ob der nächste Schritt schon ausgeführt werden kann. Über einen Vorgang je Wirtschaftseinheit können auch in komplexen Organisationen oder über mehrere Standorte hinweg ohne Zeitverlust die Mitarbeiter informiert werden, dass ihre Leistung jetzt gefragt ist: Der Vorgang identifiziert für jeden Arbeitsschritt die zuständige Abteilung und fordert sie automatisch auf, ihren Beitrag zu leisten.

Bei Verzögerungen löst er sogar Alarm aus. Bei Unklarheiten kann buchstäblich mit einem Mausklick die entsprechende Person gebeten werden, den Sachstand zu klären. Keine wiederholten erfolglosen Telefonate, keine E-Mails, die nicht gelesen werden – das System ermittelt die zuständige Person oder das Team, gegebenenfalls auch die aktuelle Stellvertretung für den Vorgang. Es übermittelt den Vorgang direkt, und zwar unter Bereitstellung der erforderlichen Daten und mit dem Angebot der sofortigen Bearbeitung. So können komplexe Prozesse beschleunigt und parallel bearbeitet werden, die Anwender erhalten maximale Unterstützung.

Aareon Smart News: Was sind die wichtigsten Meilensteine, wenn sich ein Wohnungsunternehmen auf den Weg zum digitalen Prozess macht?

Wrede: Der erste und wichtigste Schritt ist immer die Bereitschaft bei den Mitarbeitern zu wecken, sich von liebgewonnenen Arbeitsweisen wie „Kopieren“, „gelbe Zettel“ und „Papier“ zu lösen – und stattdessen die Möglichkeiten der Workflow-Unterstützung schätzen zu lernen. Unserer Erfahrung nach sind dann die Beteiligten im nächsten Schritt gern dabei, Verbesserungen in den Abläufen umzusetzen und weniger wertschaffende Arbeitsschritte durch das System unterstützen zu lassen.
Werden diese Prozesse sauber dokumentiert, können sich zudem neue Mitarbeiter schneller einarbeiten und zum Beispiel Vorgänge mithilfe von hinterlegten Checklisten effizient abarbeiten.


Sind die Prozesse einmal zur Zufriedenheit aller Beteiligten im System abgebildet, kommt oft die Frage, ob man das auch mobil bearbeiten kann – also Vorgänge, die etwa im Gebäude oder in der Wohnung stattfinden, gleich vor Ort abschließend bearbeitet werden können, ohne Papier und „Abschreiben“. Aareon bietet für alle Prozesse, die „vor Ort“ geschehen, entsprechende Lösungen auf passenden Endgeräten an.