E-Rechnung: „Der Hebel zur Informationsbeschaffung“

„Die elektronische Rechnung ist heute in Deutschland noch nicht so verbreitet, wie sie sein könnte. Im Vergleich zu den skandinavischen Ländern etwa gibt es da durchaus Luft nach oben“, sagt Diplom-Informatiker Christian Brestrich, der als Seniorberater bei der B&L Management Consulting GmbH Kunden zum Thema Rechnungsprozesse berät. „Meiner Ansicht nach liegt das vor allem an fehlenden Standards zur Rechnungsübermittlung. Mit der Initiative ZUGFeRD soll ein solches, einheitliches Format für elektronische Rechnungen geschaffen werden – aus meiner Sicht ein vielversprechender Schritt in die richtige Richtung, der allerdings noch nicht in der Breite angekommen ist.“

Was für die deutsche Wirtschaft im Allgemeinen gilt, zeigt sich auch in der Wohnungswirtschaft: Trotz erheblicher Einspar- und Optimierungspotenziale beschäftigt sich längst noch nicht jedes Unternehmen mit einer digitalen Rechnungslegung und -weiterverarbeitung. „Meiner Erfahrung nach ist das Thema allerdings im Kommen“, sagt Prof. Ulrich Bogenstätter, Experte für die Immobilienwirtschaft und Studiengangsleiter Bau- und Immobilienmanagement/Facilities Management sowie Technisches Immo­bilien­manage­ment an der Hochschule Mainz. „Rechnungen per E-Mail zu erhalten, ist in der Wohnungswirtschaft inzwischen Usus.“ Allerdings fehle es flankierend dazu an den passenden Prozessen. So könne es durchaus passieren, dass ein Wohnungsunternehmen eine Rechnung auf elektronischem Weg erhält – sie dann allerdings ausdruckt und in Papierform weiterverarbeitet und archiviert. Ein Medienbruch, der sich mit gut durchdachten, digitalen Prozessen und entsprechenden Lösungen – etwa einem digitalen Archiv – vermeiden ließe. „ Lösungen zur Handwerkeranbindung sind heute bereits weit verbreitet“, fährt Bogenstätter fort. „Nun geht es darum, auch große Lieferanten und Versorger – etwa Energie- oder Wärme­dienst­leister – ebenfalls in den elektronischen Rechnungsprozess hineinzuholen. Von ihnen kommt schließlich ein beträchtlicher Teil der Rechnungen, die ein Wohnungsunternehmen verarbeiten muss. Entsprechend großes Potenzial gibt es hier in Sachen Prozesseffizienz.“

Standard für die Immobilienwirtschaft

Dass die elektronische Rechnung in Handwerkerkreisen deutlich weiter verbreitet ist, als bei großen Lieferanten, hat einen einfachen Grund: Handwerkerrechnungen sind vergleichsweise simpel strukturiert, enthalten eine überschaubare Menge an Informationen und lassen sich in der Regel einem bestimmten Auftrag klar zuordnen. Entsprechend leicht lassen sie sich standardisieren und in digitale Lösungen gießen. Deshalb setzen Wohnungsunternehmen in der Zusammenarbeit mit Handwerkern schon recht lange auf eine elektronische Beauftragung und Abrechnung. Das Handwerkerportal Mareon von Aareon gibt es seit mehr als 15 Jahren – entsprechend groß ist die Marktdurchdringung in diesem Bereich.

Lieferanten wie Energieanbieter, Wärmedienstleister oder Wasserversorger stellen dagegen deutlich komplexere Rechnungen. Diese enthalten sehr viel mehr Daten als eine durchschnittliche Handwerkerrechnung und sind deshalb schwieriger in vereinheitlichter Form zu digitalisieren. Entsprechend komplex ist die Entwicklung eines einheitlichen Standardformats. Dennoch hat Aareon genau das geschafft: Mit dem Rechnungsportal by Aareon hat das Unternehmen einen Branchenstandard für die Wohnungswirtschaft entwickelt: Die hochintegrative Lösung ist sowohl für die Aareon-  als auch für andere ERP- und Archivsysteme nutzbar.

Deutlich schnellere Durchlaufzeiten

Die größten Potenziale bei der digitalen Rechnungslegung sieht Brestrich beim Rechnungseingang. „Die Einführung der elektronischen Rechnung im Unternehmen geht immer auch mit einer Optimierung des gesamten Rechnungsprozesses einher. Letzterer funktioniert heute in den Betrieben noch sehr langsam und papiergebunden“, so der Experte für Rechnungsprozesse. „Wenn ich hier von analog auf digital umstelle, habe ich sofort eine riesige Zeitersparnis: Ich spare mir die ganze Erfassung, die Rechnungen sind schneller verteilt und die zuständigen Mitarbeiter können sie direkt weiterverarbeiten. So gibt es nicht nur weniger Fehler und Abstimmungsbedarf, sondern auch kürzere Durchlaufzeiten der Dokumente. Im Rechnungseingang lässt sich die Durchlaufzeit meiner Erfahrung nach um die Hälfte reduzieren.“

Mit Blick in die Zukunft denkt Bogenstätter sogar noch einen Schritt weiter: Das eigentliche Potenzial der elektronischen Rechnung liegt seiner Meinung nach in den mitgelieferten Daten. „Die Rechnung ist der Hebel schlechthin zur Informations­beschaffung“, erläutert er. „Egal, ob es um Strom- oder Wasserverbräuche, Instandhaltungs- oder Umbaumaßnahmen geht: Viele Wohnungsunternehmen bekommen diese Informationen heute zwar schon mitgeliefert, können sie aber nicht für ein‚ technisches Gebäude­informations­management’, Einkauf oder Controlling digital nutzen, weil ihnen die Tools und Schnittstellen zur Auswertung fehlen. Ich denke, das wird in ein paar Jahren das nächste große Thema rund um die elektronische Rechnung.“ Schon heute können über die Schnittstelle des Rechnungsportals von Aareon Verbräuche, Zählerstände, Müllmengen oder Protokolle, zum Beispiel mit Mangel- oder anderen Hinweisen, mitgeliefert werden. Neben dem Rechnungsprozess lassen sich so auch andere Prozesse, etwa innerhalb der Hausbewirtschaftung, anstoßen und mit digitalen Informationen versorgen.

Um die Potenziale heben zu können, empfiehlt Bogenstätter Wohnungsunternehmen, von Anfang an ihr Personal in diesem Prozess mitzunehmen. „Mit der Einführung eines Tools ist es bei der elektronischen Rechnungslegung nicht getan – die Wohnungsunternehmen sollten in diesem Zuge auch ihren Rechnungsprozess umstellen und optimieren. An dieser Stelle ändern sich die Arbeitsabläufe von Mitarbeitern, sie müssen eine neue Organisation des Rechnungseingangs oder auch der Archivierung kennenlernen. Es ist also nicht zuletzt eine kommunikative Aufgabe, die Kollegen in dem Prozess mitzunehmen, auf mögliche Bedenken einzugehen und Vorteile für ihre tägliche Arbeit zu erklären.“

EU-Richtlinie mit Strahlkraft

Dass sich die elektronische Rechnung weiter durchsetzen wird – sowohl in der Wohnungswirtschaft als auch in der deutschen Unternehmenslandschaft insgesamt – davon gehen beide Experten gleichermaßen aus. Als wichtiger Treiber wirkt hier laut B&L-Seniorberater Brestrich zum Beispiel eine EU-Richtlinie, die elektronische Rechnungsstandards für die öffentliche Verwaltung vorgibt. Nicht wenige Unternehmen sind als Lieferanten für die öffentliche Hand tätig – entsprechend dürfte die EU-Richtlinie eine deutliche Strahlkraft auf die Wirtschaft entfalten.