Was ist eigentlich dieses ZUGFeRD?
Diese Frage geistert derzeit durch viele IT-Abteilungen und Chefetagen der Wohnungswirtschaft. Von dem neuen Format für digitale Rechnungen haben viele schon mal gehört – was genau es damit auf sich hat, erklären wir Ihnen hier.
Wohnungsunternehmen, die sich mit der elektronischen Rechnung auseinandersetzen, kommen derzeit um ein wichtiges Stichwort nicht herum: „ZUGFeRD“ heißt ein noch recht junges, einheitliches Format zum Austausch elektronischer Rechnungen. Entwickelt vom „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (kurz: FeRD) soll es kleinen wie großen Unternehmen, Verbrauchern und der öffentlichen Verwaltung den Versand und Empfang, aber auch die Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen erleichtern.
Das Besondere an ZUGFeRD-konformen Rechnungen ist, dass in einer Datei im PDF/A3-Format sowohl ein visuell lesbarer Rechnungsbeleg als auch maschinell weiterverarbeitbare Daten als XML-Struktur zusammengestellt sind. Der Rechnungsempfänger hat also eine Datei vor sich, die er wie ein normales PDF einfach lesen kann. Gleichzeitig werden ihm aber Daten mitgeliefert, die sich automatisiert auslesen lassen. Dadurch können zum Beispiel kleine Handwerkerbetriebe, die ihre Rechnungen manuell bearbeiten, genauso damit arbeiten wie große Unternehmen, die eine automatisierte Rechnungslegung oder -verarbeitung betreiben. Mit der Kombination aus lesbarer Datei und auslesbaren Daten schließt ZUGFeRD eine wichtige Lücke, denn bisherige Rechnungsformate lieferten meist nur das eine oder das andere.
„Viele Wohnungsunternehmen sind daran interessiert, so viele Rechnungen wie möglich digital und automatisiert zu bearbeiten. Ziel ist es, den Rechnungsprozess so stringent und effizient wie möglich zu gestalten und so Zeit und Ressourcen zu sparen“, erklärt Caroline Kronebach, Solution Managerin Rechnungsportal by Aareon. „ZUGFeRD bietet ihnen in dem Zusammenhang die Chance, Rechnungen von ihren Geschäftspartnern nicht nur als Beleg, sondern auch mit auslesbaren Daten – etwa zu Rechnungs- oder Vorgangsnummer, Rechnungsdatum und -betrag oder Kontodaten – zu bekommen. Die können sie direkt für das automatische Anlegen im Rechnungseingangsbuch und die Weiterverarbeitung, also etwa die Überprüfung und das Begleichen der Rechnung nutzen.“
Mit ZUGFeRD alleine ist es nicht getan
Wer die mitgelieferten Daten allerdings interpretieren will, der benötigt eine entsprechende Lösung: eine technische Instanz, die die Daten der ZUGFeRD-Rechnungen übernimmt und sie in den weiterverarbeitenden Systemen in die korrekten Felder einspeist. „Letztendlich nutzt eine ZUGFeRD-Rechnung nichts, wenn es beim Wohnungsunternehmen weder Tools noch Prozesse für eine digitale Weiterverarbeitung gibt“, weiß Aareon-Rechnungsexpertin Kronebach. An dieser Stelle greift das Rechnungsportal by Aareon, der einkommende Daten und Belege in das ERP-System und das elektronische Archiv übermittelt. Funktionale Erweiterungen in den ERP-Systemen und Archivlösungen wie Aareon Archiv kompakt, sichern den digitalen Prozessdurchlauf und rechtliche Anforderungen für Rechnungen im Unternehmen.
ZUGFeRD-konforme Rechnungen können im Moment zum Beispiel aus einer E-Mail heraus in das Rechnungsportal by Aareon eingespeist werden oder über eine direkte Schnittstelle in die Software gelangen. So hat Aareon zusammen mit einem Kunden aus dem Versorgungsbereich im Rahmen eines Pilotprojekts die Übertragungen von ZUGFeRD-Rechnungen umgesetzt. Die digitalen Dokumente landen dann wie gewohnt im Rechnungsportal by Aareon – für den Kunden macht es im Arbeitsprozess also keinen Unterschied, in welchem Format die elektronische Rechnung ihn erreicht. „Allerdings ist uns im Rahmen dieses Pilotprojekts aufgefallen, dass ZUGFeRD standardmäßig nicht alle Verbrauchsdaten wie zum Beispiel den aktuellen Jahres- oder den Vorjahresverbrauch, Zählpunkt und Zählerstand abbildet, die für Versorgerrechnungen nötig sind“, erklärt Kronebach weiter. „Ein Standard für Versorgerrechnungen soll im Rahmen einer Gruppe namens EDNA erarbeitet werden, die im Mai ihre Arbeit aufnimmt.“
„Das wird die elektronische Rechnung voranbringen“
Derzeit sondiert Aareon, welche weiteren Übermittlungswege von ZUGFeRD-Rechnungen in seine Systeme sinnvoll und für Kunden der Wohnungswirtschaft interessant sein könnten.
„Aus unserer Sicht muss ZUGFeRD zu einigen Fragen – wie etwa der Abbildung der erwähnten Verbrauchsdaten – noch Antworten finden. Das Format steckt bei solchen sehr spezifischen Anforderungen also noch etwas in den Kinderschuhen“, sagt Aareon-Expertin Kronebach abschließend. „Denen wird es aber entwachsen und wir sehen großes Potenzial darin, dass ZUGFeRD das Nutzerbedürfnis sowohl nach Daten als auch einem sichtbaren Beleg aufnimmt. Mit diesem Ansatz gibt es jetzt eine Basis für die Verbreitung elektronischer Rechnungen nicht nur in Spezialmärkten, sondern gerade auch kleinen und mittleren Unternehmen. So wird ZUGFeRD die elektronische Rechnung weiter voranbringen.“