CRM-Portal

Übergabe und Einzug

Parallel zum Einzug statten Sie Ihre „Neuankömmlinge“ mit den Zugangsdaten zum Portal aus. Die Annahme des Vertrags ist verbunden mit der Bereitschaft zur Anmeldung an Ihrem Kundenportal. Ihre Kunden können dann alle Nachrichten und vertraglich relevanten Dokumente über das Portal empfangen – und Sie sparen sofort Personal- und Sachkosten. Ihre Mitarbeiter haben mehr Freiraum, die knappen Ressourcen dort einzusetzen, wo es Ihnen am meisten nutzt.

Dokumente

Eines der „Herzstücke“ des Aareon CRM-Portals ist das Modul Dokumentenbox. Sie können alle Dokumente, die das Miet- oder Eigentumsverhältnis betreffen, aus dem jeweiligen Aareon ERP-System oder anderen Quellen wie z. B. Aareon Archiv kompakt hochladen – im Endausbauzustand haben Sie eine individuelle elektronische Kundenakte im Netz. In der Fremdverwaltung kann Eigentümern der Zugriff auf die bestehenden Mietverhältnisse der eigenen Immobilien eingerichtet werden. So kann er bei direktem Kontakt Informationen über „seine“ Mieter erhalten.

Alle Formulare, die Sie sonst Kunden mit hohem Aufwand zuschicken, wie z. B. Mietbescheinigungen oder eine Tierhaltergenehmigung, können diese selbst herunterladen, ausfüllen und Ihnen wieder zurücksenden. Ihre Leistung wird auf gleichem Niveau beibehalten, aber deutlich günstiger produziert, weil zeitraubende Routinetätigkeiten entfallen.

Beschwerde und Reparatur

Erinnern Sie sich an die Geschichte von Tom Sawyer mit Tante Pollys Zaun? Er war schlau, hat sich den Zaun von anderen Kindern streichen lassen und dafür noch Belohnungen bekommen. Das können Sie auch, wenn das Modul Kundenservice im Einsatz ist. Entstandene Schäden in der Wohnung, dem Haus oder im Quartier können Ihre Kunden im Portal rund um die Uhr melden und haben damit schon die Erfassung des Schadens übernommen. Es werden automatisch in den Aareon-ERP-Systemen Vorgänge angelegt, die ebenso automatisch den zuständigen Mitarbeitern zugeordnet sind. Die Vorgänge bleiben so bis zur abschließenden Erledigung in enger Überwachung. Die Mieter sind jederzeit über den Bearbeitungsstand informiert – und können am Ende durch die Leistungsbewertung noch wertvolle Hinweise auf Verbesserungspotenziale geben. Das alles sorgt insgesamt für hohe Transparenz, weniger störende Nachfragen, durchgängige Abarbeitung und hohe Bearbeitungsgeschwindigkeit.

Rechnungsstellung

Der GdW hat bestätigt, dass es rechtlich zulässig ist, Ihren Kunden die Nebenkostenabrechnung im Portal einzustellen. Selbst wenn nicht alle Ihre Kunden im Portal aktiv sind, haben Sie in diesen Fällen durch die elektronische Bereitstellung der Abrechnung eine erhebliche Ersparnis an Sach- und Personalkosten.

Nachbarschaftsmanagement

Nachbarschaftlich gute Beziehungen tragen dazu bei, dass sich Mieter im Quartier wohlfühlen und länger bleiben. Wohnungswechselkosten werden dadurch eingespart. Auch in diesem Bereich leistet das Aareon CRM-Portal wichtige Unterstützung, zuallererst mit dem in die Anwendung integrierten digitalen schwarzen Brett. Mieter können hier unter Ihrer „Aufsicht“ Dinge tauschen, verkaufen, Dienstleistungen anbieten, sich zu gemeinsamen Aktivitäten verabreden und vieles andere mehr. In dieselbe Kategorie gehört auch der Kalender, wo Sie wichtige Termine wie z. B. Müllabfuhr, Putzpläne oder Besuche von Wärmemessdiensten heruntergebrochen bis zur einzelnen Wohnung digital veröffentlichen können.

Konsequenter Ausbau der Leistungsfähigkeit

Mit jedem Release und Hotfix gewinnt das Aareon CRM-Portal weiter an Funktionsumfang hinzu, so dass Sie Ihr digitales Kundenbeziehungsmanagement noch komfortabler gestalten können. 

Kundenkommunikation in Krisenzeiten

Das Portal gibt Ihnen die Möglichkeit Informationen schnell an Ihre Kunden zu versenden und direkt mit den Mietern im Dialog bleiben. Das ist besonders in Krisenzeiten eine effiziente und wertvolle Unterstützung für Sie als Unternehmen aber auch für Ihre Mieter.

Alles aus einer Hand

Schritt 1: Am Anfang jedes CRM-Projekts steht die Entwicklung einer Strategie, determiniert durch die Ziele, die Sie mit der Einführung eines digitalen Kundenbeziehungsmanagements verwirklichen wollen. 
 
Schritt 2: Auf Basis der ermittelten Bedürfnisse wird aus dem modular aufgebauten Angebot des Aareon CRM-Portals die am besten passende integrierte Lösung implementiert. Vielfach beginnen Unternehmen mit der Dokumentenbox und bauen den Leistungsumfang dann aus.

Schritt 3: Der Erfolg eines solchen Portals steht und fällt mit der Akzeptanz und der Nutzung durch Mieter, Mitglieder und Eigentümer. Diese können Sie durch vielfältige Maßnahmen für die Teilnahme am Portal begeistern. Erfahren Sie hier alles über unsere Marketingworkshops.