Mit vier von ihnen haben wir gesprochen

Silvia Pfeffer leitet die Immobilienverwaltung und ist Prokuristin bei Eckert Immobilien GmbH & Co. KG in Regenstauf. Michael Reichel ist Vorstand der Eisenbahner-Wohnungsbaugenossenschaft Dresden eG. Frank Wendt leitet das Technische Gebäudemanagement bei der GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen in Bremen. Matthias Wollny ist Prokurist der Koblenzer Wohnungsbaugesellschaft mbH.

Wann und warum haben Sie Mareon eingeführt?

Matthias Wollny: „Das war im Oktober 2003. Der Grund war recht simpel: Wir sind zwar ein relativ kleines Wohnungsunternehmen, sahen uns aber gerade in der Instandhaltung mit einer Masse an Aufträgen konfrontiert. Vom Auftrag bis zur Rechnung lief damals noch alles in Papierform. Das wollten wir optimieren.“ 

Frank Wendt: „Wir haben Mareon 2013 eingeführt, um Prozesse mit unseren Handwerksfirmen zu digitalisieren und dadurch deutlich effizienter gestalten zu können. Früher sind unsere Handwerker zunächst in das Büro des Hauswarts gefahren und haben sich den Auftragszettel abgeholt. Erst dann ging es zum Objekt, um den Auftrag auszuführen – ein aufwendiger Prozess. Auch die Rechnungsstellung und -bearbeitung nahm deutlich mehr Zeit in Anspruch, als wir noch nicht mit Mareon gearbeitet haben.“ 

Silvia Pfeffer: „Wir nutzen Mareon erst seit Sommer 2020. Der Grund ist ähnlich wie bei anderen Kunden gelagert: Bei uns arbeiten ca. 90 Handwerker in mehr als zehn verschiedenen Gewerken. Hier den Überblick zu bewahren und alles sauber dokumentiert zu bekommen, war schon sehr herausfordernd.“

Michael Reichel: „Wir nutzen Mareon bereits seit Herbst 2002. Die Wohnungswirtschaft in Ostdeutschland sah sich damals mit vielen Herausforderungen konfrontiert. Dazu zählte vor allem der hohe Leerstand. Deshalb mussten wir schauen, in welchen Bereichen wir uns effizienter aufstellen können. Mit Mareon konnten wir den Kollegen viel Zeit bei der Bearbeitung der hohen Zahl an kleineren Rechnungen ersparen. Auch der Beauftragungsprozess wurde transparenter, da z. B. alle Schritte – angefangen von der Auftragsauslösung bis zur Auftragsannahme – nachvollzogen werden können. Die Vereinbarung von Einheitspreisen mit unseren Service-Partnern hat die Arbeit zusätzlich erleichtert und die Prozesse vereinfacht und beschleunigt. Für Urlaubsvertretungen ist die Abwicklung über Mareon ebenfalls ein großer Vorteil, da für alle Aufträge und Rechnungen der gleiche Prozess gilt.“

Wie viele Immobilien verwalten Sie aktuell?

Silvia Pfeffer: „Wir haben rund 1.000 Einheiten im Portfolio, davon die meisten hier bei uns in Bayern. Wir planen jedoch, im nächsten Jahr etwa 2.500 weitere Einheiten aus der Eckert-Gruppe an Wodis und dann auch an Mareon anzubinden.“

Michael Reichel: „Wir haben rund 8.800 Wohn- und Gewerbeeinheiten im Portfolio, davon etwa 2/3 in industrieller Bauweise im Dresdner Westen. Dazu kommen noch ca. 2.600 Garagen und Stellplätze. Ein bedeutender Teil unserer Aufträge läuft über Mareon, seit 2007 sind insgesamt mehr als 100.000 Rechnungen über Mareon abgewickelt worden. Das Einsparpotenzial für unsere internen Prozesse allein für die Rechnungsbearbeitung ist erheblich – ich gehe, vorsichtig geschätzt, von ca. 450 Stunden im Jahr aus.“

Frank Wendt: „Wir bewirtschaften etwas mehr als 42.000 Einheiten in Bremen, Bremerhaven und Oldenburg. Mit fast 33.000 Wohnungen befindet sich der größte Teil unseres Bestands in der Stadt Bremen, gefolgt von knapp 8.500 Einheiten in Bremerhaven.“

Matthias Wollny: „Wir verwalten knapp 3.200 Wohnungen in Koblenz. In der Instandhaltung wickeln wir dabei derzeit etwa 90 Prozent des Auftragsvolumens über Mareon ab.“

Wie kam denn die Einführung von Mareon an?

Frank Wendt: „Natürlich gab es erst einmal Vorbehalte und nicht alle waren von Mareon begeistert. Das hat sich aber sehr schnell gewandelt, als der eindeutige Nutzen sichtbar wurde.“

Silvia Pfeffer: „Am Anfang konnten sich nicht alle mit Mareon anfreunden. Zunächst waren von der Neuerung vor allem die Kollegen aus der Buchhaltung überzeugt. Doch inzwischen sind alle begeistert, auch die Handwerker.“

Wie hat Mareon Ihre Arbeit und Ihren Arbeitsalltag verändert?

Matthias Wollny: „So groß war die Veränderung aus meiner Sicht gar nicht: Wir haben weiterhin Aufträge vergeben, Leistungen unserer Handwerker bezogen und von ihnen Rechnungen erhalten und bezahlt. Jedoch haben wir auf beiden Seiten einige Wege ausgelassen. Die Folge: Wir mussten nicht mehr Unmengen an Papier durchs Haus schleusen, was langfristig sicherlich auch zu einem Archivproblem geführt hätte. Im Kollegenkreis mussten wir keine große Überzeugungsarbeit leisten. Alle waren froh, dass die Masse an Papier wegfiel und die Bearbeitung einfacher wurde. Die Handwerker an Bord zu holen, war aber etwas schwieriger.“

Silvia Pfeffer: „Im Rechnungswesen laufen die Prüfungen dank Mareon inzwischen sehr zügig, wir benötigen nur noch die Hälfte der Zeit. Auch für die Handwerker ist die Zettelwirtschaft endlich vorbei: Die Handwerker haben durch die Mobile App von Mareon jederzeit alle Informationen, die sie benötigen, und sparen Wege und Abstimmungsschleifen. Insgesamt brauchen sie für die Aufträge und die Rechnungsstellung auch nur noch etwa die Hälfte der Zeit. Wichtig für unseren Alltag ist vor allem die geräteübergreifende Verfügbarkeit von Mareon und die intuitive Bedienbarkeit. Inzwischen wickeln wir bereits zwischen 40 bis 50 Prozent unserer Aufträge über Mareon ab.“

Frank Wendt: „Durch den Einsatz von Mareon ist der gesamte Instandhaltungsprozess – von der Beauftragung bis zur Rechnung – deutlich schneller und transparenter geworden. Rechnungen können leichter gestellt und teilweise noch am selben Tag beglichen werden. Die Detailinformationen zu Einheitspreisen und Leistungspositionen, die wir durch Mareon erhalten, ermöglichen uns eine wesentlich bessere Budgetkontrolle und -steuerung. Inzwischen wickeln wir über 90 Prozent des jährlichen Auftragsvolumens in der ungeplanten Instandhaltung – insgesamt ca. 75.000 Aufträge – über Mareon ab.“

Sie zählten damit zu den Pionieren in der Wohnungswirtschaft.

Matthias Wollny: „Wir gehörten zu den ersten Kunden von Mareon, das stimmt. Heute gehört es ganz selbstverständlich zu unserem Arbeitsalltag. Meine Kollegen sind quasi mit Mareon groß geworden. Ich bin inzwischen der einzige Kollege, der bei der Einführung dabei war.“

Michael Reichel: „Ja, es war sicherlich nicht selbstverständlich, damals schon papierlos zu arbeiten. Wir standen technologischen Neuerungen aber generell offen gegenüber und waren mit einer großen Portion Enthusiasmus dabei. Aus meiner Sicht bietet Mareon beiden Seiten, d. h. sowohl dem Wohnungs­unter­nehmen als auch den Dienstleistern, Vorteile – und man hat jederzeit alles im Blick. Unsere Mitarbeiter wünschen sich weitere digitale Lösungen. Aktuell haben wir den Digitalen Posteingang unter Nutzung des Aktivitätenmanagements umgesetzt und die Mieterakten digitalisiert. Im Bereich Wohnungswirtschaft/Technik setzen wir bei der Verkehrssicherung auf die mobile Lösung von Aareon.“

Welche Herausforderungen sehen Sie in Zukunft?

Matthias Wollny: „Wir würden uns wünschen, dass auch die Handwerker gut ins System integriert werden können, die vielleicht nur einen Auftrag für uns erledigen.“

Silvia Pfeffer: „Ein wesentlicher Punkt ist die Berücksichtigung von gesetzlichen Änderungen. Aber auch natürlich die intuitive Bedienbarkeit von digitalen Lösungen. Handwerker wollen sich zum Beispiel nicht lange einlesen, die Anwendung soll funktionieren. Für uns als Eckert-Immobilien wäre ein konkreter Wunsch an Mareon die Integration von Microsoft® Teams, da wir diese Lösung im Unternehmen sehr stark nutzen.“

Michael Reichel: „Drei Dinge sind mir wichtig: Schnelligkeit, Zuverlässigkeit und Automatisierung. Hinsichtlich der Automatisierung wäre es wünschenswert, wenn zum Beispiel die Inhalte der verbleibenden Papierrechnungen beim Scannen ausgelesen und automatisch in das ERP-System übertragen werden könnten – idealerweise verbunden mit einer lernenden Komponente. Langfristig sehe ich es als große Herausforderung, einen einheitlichen technischen Standard zu schaffen.“

Wie begegnen Sie in Ihrem Unternehmen den Herausforderungen der Digitalisierung?

Matthias Wollny: „Wir wollen viele Bereiche der Digitalisierung bis Ende 2022 abgeschlossen haben. Dazu zählen Elemente wie die mobile Wohnungsübergabe und Verkehrssicherung, Rechnungs-Capturing, aber auch virtuelle Konferenzen und mobiles Arbeiten mit Wodis Yuneo.“

Würden Sie Mareon weiterempfehlen?

Michael Reichel: „Definitiv. Der beste Gradmesser sind unsere Mitarbeiter. Diese sind sehr zufrieden, nutzen Mareon gerne und freuen sich über die Arbeitserleichterung. Das Portal läuft zuverlässig und stabil – und hat sich bei uns über Jahre bewährt.“

Matthias Wollny: „Für die Wodis Sigma-Welt definitiv ja. Es funktioniert bei uns alles reibungslos.“

Gab es Anekdoten aus der ersten Zeit?

Silvia Pfeffer: „Unsere Handwerker haben in den ersten Tagen gerne auch noch private Nachrichten für die Sekretärin in das Auftrags-Kommentarfeld in der Web-App geschrieben – ohne zu wissen, dass das natürlich alle Ebenen mitlesen können. Das war schon ziemlich amüsant.“