Welche Bestandsdaten kommen ins System – und wie?

Gibt es in Wohnung X eine Dusche oder Badewanne? Welcher Typ ist dabei verbaut? Ist die Wohnung mit Teppich oder Laminat ausgestattet? Verfügen die Fenster über Rollläden? Wenn Wohnungsunternehmen erstmals ein professionelles BDM-System einführen, müssen sie Daten systematisch erfassen und dauerhaft pflegen. Viele dieser Informationen sind vorher nur in den Köpfen der Mitarbeiter oder Excel®-Tabellen dokumentiert. Spätestens jetzt stellen sich deshalb die entscheidenden Fragen: Welche Daten kommen ins BDM-System? Wie kommen sie dort hinein – und wie gehen wir dabei vor? Könnte zum Beispiel eine mobile Datenerhebung eine Erleichterung sein?

Wichtig: Definition einer Datenstruktur!

Ein erster, wichtiger Schritt auf diesem Weg ist die Definition einer Datenstruktur. „Alle Unternehmen pflegen eine identische Grundstruktur, die von der Objektebene über die Wohnungsebene bis hin zu den einzelnen Ausstattungsmerkmalen reicht. So lässt sich eine Art Schablone über den Gesamtbestand anlegen. Diesen Rahmen können Wohnungsunternehmen dann individuell ausgestalten“, erklärt Rainer Wendt, Teamleiter Projektconsulting Mitte/Ost bei Aareon.

Grundsätzlich gibt es fünf abgestufte Ebenen, die in einem IT-gestützten BDM-System erfasst werden können:

• Ausstattungsmerkmale auf Wirtschaftseinheitsebene Spielplatz, Außenanlage, Parkhaus etc.
• Ausstattungsmerkmale auf Objekt-/Gebäudeebene Aufzug, Schließanlage, Briefkasten, Kellerräume etc.
• Ausstattungsmerkmale auf Wohnungsebene Anzahl der Räume, Bodenbelag, Heizungsart etc.
• Ausstattungsmerkmale auf Raumebene Sanitärausstattung, Rauchmelder etc.
• Ausstattungsmerkmale auf Elementebene Dusche, Fußbodenheizung, WC, Waschbecken etc.

Eine Checkliste mit allen wichtigen Bestandsdaten in der Übersicht können Sie hier herunterladen:

Ist die Datenstruktur erst einmal festgelegt, gibt es folgende Ansätze und Möglichkeiten, um die gewünschten Daten initial ins System einzupflegen.

1. Erweitern oder bei null anfangen

Gibt es im Wohnungsunternehmen bereits ein BDM, lassen sich vorhandene Daten erweitern und in einer Begehung vor Ort mit mobilen Endgeräten aktualisieren. Im Vorfeld sollte jedoch die Datenqualität analysiert und eventuell nötige Optimierungen vorgenommen werden. Entscheidende Fragen dabei sind: Wozu benötige ich die Daten? Bei welchem Prozess unterstützt mich die Kenntnis dieser Daten? So lassen sich alle Vorteile eines integrierten BDM-Systems optimal ausschöpfen. Wohnungsunternehmen, die bei null anfangen, müssen dagegen erst einmal Konzeptarbeit leisten. Sind grundlegende Fragen zu Struktur und Detailtiefe geklärt, wird die Grundstruktur auf Wohnungs- und Raumebene angelegt. Durch eine Begehung vor Ort können Mitarbeiter die Ausstattungsmerkmale ergänzen und deren Zustand dokumentieren.

2. Vom Groben ins Feine

Eine weitere Vorgehensweise praktiziert die Wohnungsbaugesellschaft Wesermarsch: Mit dem Mobilen Wohnungsmanagement von Aareon können ihre Mitarbeiter Bestandsdaten vor Ort pflegen und erfassen. Udo Knutzen, Administrator für den mobilen Bereich, erklärt, wie sein Unternehmen die Einführung eines BDM-Systems gestemmt hat: „Man muss irgendwann einfach anfangen und dann die Nutzung aus der Praxis heraus feinjustieren. Als wir uns dazu entschlossen, hatten wir schlicht keine detaillierte Dokumentation, wie jede einzelne Wohnung aktuell ausgestattet ist. Also haben wir zunächst je nach Wohnungsgröße Standardausstattungen angesetzt. Die kommen der Realität nahe, sind aber im Detail nicht immer punktgenau. Jetzt können wir das bei jedem Vor-Ort-Besuch präzisieren und so Wohnung für Wohnung aktualisieren.“ Ein Ansatz, der sich auch in der Praxis bewährt hat, wie Knutzen erzählt: „Der Vorteil ist, wir müssen nicht viel einfügen, sondern brauchen nur Unzutreffendes zu löschen oder anzupassen, um Daten zu aktualisieren. Wir sind jedenfalls sehr zufrieden, dass unsere Bestandsdatenstruktur nicht aufgebläht ist.“ (Mehr zum Mobilen Wohnungsmanagement der Wohnungsbaugesellschaft Wesermarsch gibt es hier.)

3. Ausdauer beweisen oder Ressourcen aufstocken

Um die Vorteile eines integrierten BDM-Systems voll nutzen zu können, müssen alle Daten und Informationen im ERP-System vorliegen. Wie lange es dauert, die Daten einzupflegen, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Hierzu gehören die Größe des Bestands und die gewünschte Detailtiefe an Informationen. „Nach unserer Erfahrung fallen pro Wohnung im Schnitt zwei Begehungen pro Jahr an, etwa wegen einer Reparatur oder Wohnungsabnahme“, sagt Wendt.   Derlei Anlässe lassen sich nutzen: Ist ein Handwerker oder Hauswart ohnehin vor Ort, kann er die Daten zur Wohnung gleich miterfassen. Dieser Ansatz ist ressourcenschonend, weil keine Mitarbeiter für das Projekt abgestellt werden müssen. Allerdings ist das BDM-System auch erst nach einem Jahr gefüllt und damit einsatzfähig. Zudem gibt es gewöhnlich Wohnungen, die innerhalb des Jahres nicht besucht werden. Hier müsste das Unternehmen also nacharbeiten. „Will ein Wohnungsunternehmen schneller mit dem neuen System arbeiten, sollte es ein extra Projekt über einen eng gefassten Zeitraum aufsetzen. Wir empfehlen, objektweise vorzugehen“, sagt Wendt. Innerhalb von wenigen Wochen findet eine Begehung aller Objekte statt, um so möglichst schnell alle Daten erfassen zu können.

4. Externe Hilfe oder eigene Kraft

Entscheiden sich Wohnungsunternehmen für ein objektweises Vorgehen in kurzer Zeit, reichen die eigenen Ressourcen oft nicht aus. In diesem Fall helfen Dienstleister, die sich auf die Bestandsdatenerfassung spezialisiert haben. Eine solche externe Unterstützung kann zudem die komplette Projektsteuerung umfassen. So werden die eigenen Mitarbeiter nicht über Gebühr beansprucht und die Daten sind schnell und professionell erfasst. Allerdings werden damit die finanziellen Ressourcen des Unternehmens belastet. Muss es denn ein professioneller Dienstleister sein? Wendt spricht aus Erfahrung: „Einige Wohnungsunternehmen entscheiden sich auch für den Einsatz von Studenten, die bei der Datenerfassung helfen. Das spart Kosten! Nicht zu unterschätzen ist allerdings, dass die Teilzeitkräfte deutlich mehr Einweisung und Anleitung benötigen als Profis.“

Wie Ihr Wohnungsunternehmen von einem integrierten Bestandsdatenmanagement profitiert, erfahren Sie hier.