Individuelle Verträge – einheitlich verwaltet

Ein Wohnungsunternehmen hat im Schnitt zehn bis 15 Wartungsverträge pro Wirtschaftseinheit. Schon diese Zahlen machen deutlich, wie aufwändig das Vertragsmanagement in einem Wohnungsunternehmen sein kann. Schließlich existieren neben Wartungsverträgen noch viele andere Verträge – die allesamt bearbeitet, kontrolliert und gepflegt werden wollen. Mit dem neuen Release von Aareon gelingt es Wohnungsunternehmen, alle Verträge effizient zu managen. In der folgenden Übersicht erfahren Sie, welche Vertragsarten in der Immobilienwirtschaft in unterschiedlichen Bereichen vorliegen:

Interne Verträge

• Fuhrpark (zum Beispiel Inspektionsverträge, Leasingverträge)
• Kommunikation (zum Beispiel Mobilfunkverträge, Verträge für die Telefonanlage)
• Versicherungen (zum Beispiel Betriebshaftpflichtversicherung)
• Service (zum Beispiel Hard- oder Software)

Versorgungsverträge

• Medienversorgung (zum Beispiel Strom, Wasser, Öl, Gas, Müllentsorgung)

Gebäudemanagementverträge

• Hausmeister (zum Beispiel Dienstleistungsverträge)
• Abrechnung/Geräteservice (zum Beispiel Wasser, Heizung, Wasserzähler)
• Objektbetreuung (zum Beispiel Verkehrssicherheit, Betreiberverantwortung, Wartung)
• Objektschutz (zum Beispiel Concierge, Brandmeldeanlage)
• Reinigung (zum Beispiel Gebäudereinigung, Winterdienst, Außenpflege)
• Versicherungen (zum Beispiel Gebäude-, Haftpflichtversicherung)

Die Besonderheit von Wartungsverträgen

Wartungsverträge nehmen in Wohnungsunternehmen eine ganz besondere Stellung ein, die sich nicht nur aus der schieren Anzahl der Vereinbarungen ergibt: Die Kosten nämlich, die durch Wartungen entstehen, sind teilweise umlagefähig und können daher an die Mieter weiterberechnet werden.

„Wartungsverträge stellen auch an ein IT-gestütztes Vertragsmanagement besondere Ansprüche, die sich zum einen aus deren Umlagefähigkeit ergeben, zum anderen aber auch aus einer komplexen Individualisierung. Denn kein Wartungsvertrag gleicht so recht dem anderen“, sagt Martin Habib, Bereichsleiter Wodis Sigma Entwicklung und Support bei Aareon. Er und sein Team haben sich der Aufgabe gestellt, Wartungsverträge optimal in das ERP-System Wodis Sigma von Aareon zu integrieren.

Unterschiede innerhalb von Wartungsverträgen

Wenn kaum ein Vertrag dem anderen gleicht, muss ein System ein hohes Maß an Flexibilität mit sich bringen. Die großen Unterschiede innerhalb der Verträge ergeben sich vor allem

•    aus der Art des Vertrags
•    aus seiner Laufzeit
•    aus dem Vertragsgegenstand
•    aus dem Alter des Vertrags

„Gerade deswegen haben wir uns entschieden, unseren Kunden im System die größten Freiheiten zu lassen. Wohnungsunternehmen können selbst definieren, welche Vertragstypen im System angelegt und benannt werden und welche Informationen sie zusätzlich zum Vertrag ablegen wollen“, erklärt Habib. Zu den frei definierbaren Feldern gehören Informationen wie beispielsweise eine Versicherungsscheinnummer, die nicht bei jedem Wartungsvertrag benötigt wird.

Auch das Thema Kundenservice gewinnt in der Immobilienwirtschaft immer weiter an Relevanz: Wohnungsunternehmen lassen sich mehr und mehr Service-Angebote einfallen, so zum Beispiel einen Einkaufsdienst, Hausmeisterservice oder auch Kita-Bringdienste, die dem Mieter gegenüber abgerechnet werden müssen. Auch das ist mit dem Vertragsmanagement komfortabel abzubilden. „Mit der Flexibilität unseres Systems stellen wir sicher, dass unsere Kunden auch für die Zukunft gut aufgestellt sind, wenn solche Angebote an Häufigkeit weiter zunehmen“, erklärt Habib.

Flexibilität ohne Strategie? Geht nicht!

„Das hohe Maß an Flexibilität kann allerdings auch dazu führen, das man den Wald vor lauter Bäumen nicht sieht“, weiß Martin Habib aus Erfahrung. Damit Wohnungsunternehmen das nicht passieren kann, steht Aareon seinen Kunden nicht nur mit Software, sondern auch beratend zur Seite. Ist das Baujahr eines Fahrzeugs wichtig, wenn ein Leasing-Vertrag im System angelegt wird? Im Falle eines Aufzugs ist das Baujahr eine wichtige Information. Denn anhand dessen und einer Modellnummer kann sich der Handwerker vor seinem Reparatur-Besuch vorbereiten und passende Bauteile und Werkzeuge mitbringen. „Am Anfang muss über die Struktur für die Verträge, aber auch über die Inhalte entschieden werden. Dabei leisten unsere Berater einen entscheidenden Beitrag: Sie unterstützen Wohnungsunternehmen bei der Entscheidung, welche Informationen welche Relevanz haben“, erzählt Habib weiter.

Vertragsmanagement als wichtiger Baustein digitaler Prozesse

„Unser Vertragsmanagement erfasst die Regelsysteme eines Vertrages und ist den Mitarbeitern des Wohnungsunternehmens eine große Hilfe“, erläutert Habib. Sind Wartungszyklen im System hinterlegt, werden Mitarbeiter oder Handwerker ohne weiteres Zutun an ihre Aufgaben erinnert. Mit dieser Funktion läuft kein Vertrag mehr aus, ohne dass der Mitarbeiter rechtzeitig informiert wird, dass es Zeit ist, diesen zu verlängern oder einen neuen Vertrag zu schließen. „Stellen Sie sich vor, dass all diese Verträge in Aktenordnern in einem Archiv stehen. Es ist schier unmöglich, so alle Kündigungsfristen der zahlreichen Wartungsverträge im Blick zu haben. Mit einem professionellen Vertragsmanagement hingehen werden die Informationen auf einem silbernen Tablett geliefert“, erklär Habib abschließend.