Bestandsdatenmanagement: Wie kommen die Daten ins System?

Gibt es in Wohnung X eine Dusche oder Badewanne? Teppich oder Laminat? Verfügen die Fenster über Rollläden? Wäre eine mobile Erhebung eine Erleichterung? Wenn Wohnungsunternehmen erstmals ein professionelles Bestandsdatenmanagement-System (BDM-System) einführen, müssen sie eine große Menge Daten systematisch erfassen und dauerhaft pflegen. Viele dieser Informationen waren vorher nur in den Köpfen der Mitarbeiter oder Excel-Tabellen dokumentiert. Spätestens jetzt stellt sich deshalb die entscheidende Frage: Wie kommen die Daten in das BDM-System –und wie gehen wir dabei vor?

Einen ersten, wichtigen Schritt bildet die Definition einer Datenstruktur. „Alle Unternehmen pflegen eine identische Grundstruktur, die von der Objektebene über die Wohnungsebene bis hin zu den einzelnen Ausstattungsmerkmalen reicht. So lässt sich eine Art Schablone über den Gesamtbestand anlegen. Diesen Rahmen können Wohnungsunternehmen dann individuell ausgestalten“, erklärt Rainer Wendt Mitarbeiter im Consulting bei der Aareon AG.

1. Erweitern oder bei Null anfangen

Gibt es im Wohnungsunternehmen bereits ein Bestandsdatenmanagement, lassen sich bestehende Daten erweitern und in einer Begehung vor Ort mit einem mobilen Bestandsdatenmanagement aktualisieren. Im Vorfeld sollten jedoch Datenstruktur und -qualität analysiert und eventuell nötige Optimierungen vorgenommen werden. Eine der entscheidenden Fragen dabei sind: Wozu benötige ich die Daten? Bei welchem wohnungswirtschaftlichen Prozess unterstützt mich die Kenntnis dieser Daten? So lassen sich alle Vorteile eines integrierten Bestandsdatenmanagement-Systems optimal ausschöpfen.

Wohnungsunternehmen, die von Null anfangen, müssen dagegen erst einmal Konzeptarbeit leisten. Sind die grundlegenden Fragen zu Struktur und Detailtiefe geklärt, wird die Grundstruktur auf Wohnungs- und Raumebene angelegt. Durch eine Begehung vor Ort können Mitarbeiter die Ausstattungsmerkmale ergänzen und ihren Zustand dokumentieren.

2. Ausdauer beweisen oder Ressourcen aufstocken

Um die Vorteile eines integrierten BDM-Systems voll nutzen zu können, müssen alle Daten und Informationen ins System integriert sein. Wie lange es dauert, die Daten einzupflegen, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Hierzu gehören die Größe des Bestandes und die gewünschte Detailtiefe an Informationen. „Nach unserer Erfahrung fallen pro Wohnung im Schnitt zwei Begehungen pro Jahr an, etwa wegen einer Reparatur oder Wohnungsabnahme“, sagt Wendt.  

Derlei Anlässe lassen sich nutzen: Ist ein Handwerker oder Hauswart ohnehin vor Ort, kann er die Daten zur der Wohnung gleich miterfassen. Dieser Ansatz ist sehr ressourcenschonend, weil keine Mitarbeiter für dieses Projekt abgestellt werden müssen. Allerdings ist das Bestandsdatenmanagement-System auch erst nach einem Jahr gefüllt und damit voll einsatzfähig. Zudem gibt es im Bestand gewöhnlich auch Wohnungen, die innerhalb des Jahres nicht ohnehin besucht werden müssen. Hier müsste das Unternehmen also nacharbeiten.

„Will ein Wohnungsunternehmen schneller mit dem neuen System arbeiten, sollte es ein extra Projekt über einen eng gefassten Zeitraum aufsetzen. Wir empfehlen dabei, objektweise Vorgehen“, sagt Wendt. Bei dieser Vorgehensweise findet innerhalb von wenigen Wochen eine Begehung aller Objekte statt, um so möglichst schnell alle Daten erfassen zu können. Wer sein BDM auf diese Weise befüllt, muss sich allerdings bewusst sein, dass er damit über einen gewissen Zeitraum hinweg viele Ressourcen bindet. Um das laufende Geschäft nicht zu blockieren, sollte das Wohnungsunternehmen deshalb möglichst frühzeitig in die Terminabstimmung mit den Mitarbeitern gehen.

3. Externe Hilfe oder eigene Kraft

Gerade wenn sich Wohnungsunternehmen für ein objektweises Vorgehen in kurzer Zeit entscheiden, reichen die eigenen Ressourcen oft nicht aus. In diesem Fall helfen Dienstleister, die sich auf die Bestandsdatenerfassung spezialisiert haben. Eine solche externe Unterstützung kann auch über die reine Datenerfassung hinausgehen und die komplette Projektsteuerung umfassen. So werdend die eigenen Mitarbeiter nicht zusätzlich belastet und die Daten sind schnell und professionell erfasst. Was die Mitarbeiter schont, belastet jedoch die finanziellen Ressourcen des Unternehmens.

Sollte es denn immer ein professioneller Dienstleister sein? Wendt spricht aus Erfahrung: „Einige Wohnungsunternehmen entscheiden sich auch für den Einsatz von Studenten, die bei der Datenerfassung helfen. Das spart Budget. Nicht zu unterschätzen ist allerdings, dass die Teilzeitkräfte deutlich mehr Einweisung und Anleitung benötigen als Profis.“

Eine wesentliche Erfahrung aus dem laufenden BDM ist, dass die gewonnenen Daten und Informationen aktuell gehalten werden müssen. Das wird erreicht, wenn bei der Einführung die Frage nach dem Nutzen ungeschönt beantwortet wurde und das BDM in die laufenden Geschäftsprozesse eingebunden wird. Ein pekuniärer Wert kann z.B. in der gewonnenen Kenntnis und der daraus dann möglichen Inanspruchnahme von Gewährleistungszeiträumen liegen. Damit amortisiert sich die kostenintensive Datenerfassung schnell.