So spart die GSW mit der Integrierten Abrechnung

Wenn Angela Linzen von der Zeit vor der Integrierten Abrechnung berichtet, merkt man deutlich, wie froh sie heute über deren Einführung ist. Gerade die Übertragung der Kosten zum Wärmemessdienst, so die Leiterin Hauswirtschaft bei der GSW, sei besonders zeitintensiv gewesen. „Alle Daten zu den Mietern mussten händisch in einem Online-Portal erfasst werden. Das war schon sehr aufwendig und auch anfällig für Fehler.“

Gleiches galt für die Zuordnung der Dokumente, wenn die fertige Abrechnung zurückkam. Dann mussten riesige Papierberge sortiert werden: „Jedem unserer Dokumente haben wir das passende Abrechnungsschreiben des Wärmemessdienstleisters beigelegt. Anschließend wurde alles eingetütet, frankiert und versendet.“ Für den gesamten Prozess der Betriebskostenabrechnung war Angela Linzens Team jährlich von März bis Dezember im Einsatz.

Testphase zeigt Potenziale auf

Mit einem Pilotprojekt setzte 2014 ein Umdenken ein. „Wir haben die Integrierte Abrechnung in Wodis Sigma zunächst für zehn Liegenschaften getestet. Das war ein wichtiger Schritt, um Vorbehalte im Unternehmen zu beseitigen“, erinnert sich Angela Linzen. Der Versuch im kleinen Maßstab zeigte, dass viele Arbeitsschritte durch die Software-Lösung deutlich optimiert werden können und der Gesamtaufwand dadurch sinkt.

Anstatt die relevanten Daten für die Abrechnung mühsam von den eigenen Mitarbeitern eingeben zu lassen, konnte der Wärmemessdienst nun über einen Zugang zum ERP-System diese Daten selbst abrufen und in dem Abrechnungssystem des Wärmemessdienstes weiterverarbeiten. Und auch die Mieterdaten, die vorher per separater E-Mail für jede Wirtschaftseinheit versandt wurden, sind nun Bestandteil der abrufbaren Daten.

Außerdem bewies der Test, dass die Integrierte Abrechnung den leidigen Papierkrieg beendet. „Die Abrechnung, die früher vom Wärmemessdienstleister per Post kam, erhalten wir jetzt digital. Das Sortieren und Beilegen unserer Dokumente zur Abrechnung hat damit ein Ende. Denn das erledigt das ERP-Modul automatisch. Unsere Mitarbeiter müssen diesen Prozess nur noch mit wenigen Klicks anstoßen“, so Angela Linzen.

Deutliche Zeiteinsparung durch Integrierte Abrechnung

Die Vorteile der neuen Lösung, die gleichermaßen für Wodis Sigma und SAP® verfügbar ist, überzeugten die GSW Frankfurt und machten den Weg für die umfassende Umstellung frei. Um die Mitarbeiter an das neue System zu gewöhnen, fanden zunächst Schulungen statt. Schnell merkten die Teilnehmer, wie viel Zeit die Integrierte Abrechnung mit ihren automatisierten Funktionen einspart. „Wir gewannen dadurch etwa zehn bis zwanzig Prozent mehr Luft“, schätzt Angela Linzen. „Diese Zeit nutzen wir heute für andere Aufgaben.“

Zur Effizienzsteigerung trug auch die revisionssichere digitale Archivlösung Aareon Archiv kompakt bei, für die sich die GSW neben dem Abrechnungsmodul entschied. „Früher haben wir alle Dokumente mühsam eingescannt und in Ordnern abgeheftet. Jetzt wandert die Abrechnung für alle Haushalte direkt und automatisch ins digitale Archiv. Durch den Anschluss an das ERP-System können wir jetzt innerhalb von Sekunden auf die digitalen Unterlagen zugreifen – und das auch an verschiedenen Standorten. Recherche und Prüfung wurden dadurch deutlich vereinfacht.“

Außerdem, so Angela Linzen, spart das Unternehmen deutlich Zeit, wenn ein Mieter Belegeinsicht fordert: „Die digitalen Unterlagen können wir nun einfach per E-Mail raussenden, anstatt Termine bei uns in Frankfurt zu vereinbaren. Ein Vorteil gerade für Bewohner, die in Liegenschaften in Kassel oder Mainz zu Hause sind.“

So geht es weiter für die GSW: Online-Abrechung im Kundenportal

Eine zusätzliche Optimierung plant die GSW für den Herbst 2017. „Dann möchten wir das Aareon CRM-Portal einführen“, erklärt Angela Linzen. „Neben vielen weiteren Vorteilen haben die Kunden dann die Möglichkeit, online auf ihre Betriebskostenabrechnung sowie weitere Dokumente zuzugreifen. Uns spart das deutlich Portokosten ein.“ Ein positiver Nebeneffekt ist darüber hinaus, dass digitale Rechnungen die Umwelt schonen.

Druck und Versand der Abrechnung durch Aareon

Einen weiteren Service bietet Aareon den Wohnungsunternehmen, die ihren Kunden auch in Zukunft gedruckte Betriebskostenabrechnungen senden möchten: Um zusätzliche Belastung und Arbeitsaufwand einzusparen, übernehmen wir Druck und Versand. Dem Team bleibt somit mehr Zeit für seine täglichen Aufgaben.