Veränderung als Chance – auch beim Rechnungsdurchlauf

Auch wenn immer mehr Geschäftsbeziehungen bereits über ZUGFeRD und neue digitale Rechnungsformate abgewickelt werden – die traditionelle, papierbasierte Rechnung spielt nach wie vor eine große Rolle. Die Mixtur aus Alt und Neu stellt Unternehmen vor einige Herausforderungen. Mit zunehmender Bedeutung des Homeoffice stellt sich zudem die Frage, wie die Arbeit effektiv organisiert werden kann, wenn sie nicht mehr nur an einem Ort, sondern quasi von überall erledigt wird. Was ist, wenn Mitarbeiter nicht vor Ort sein können, um Rechnungen zu bearbeiten – muss dann die Arbeit liegen bleiben? Prozesse, an denen Menschen arbeiten, sollten gerade jetzt mit Blick auf die Möglichkeiten der Automatisierung von Routineaufgaben überprüft werden.

Machen Sie sich nicht mehr Arbeit als nötig

In den zentralen Prozessen Beschaffung und Rechnungswesen sowie bei der Bearbeitung von Handwerksleistungen werden Rechnungen nach erledigter Arbeit erfasst, archiviert, fachlich und rechnerisch geprüft und Buchungen veranlasst. Dabei tragen Begleichung und Archivierung einer Rechnung in den seltensten Fällen zur strategischen Entwicklung des Unternehmens bei. Im Gegenteil: Je höher der Grad der Digitalisierung, desto transparenter und zutreffender sind die entsprechenden Daten, desto höher ist der Automatisierungsgrad und präziser sind die Planungsaussagen.

Gehen Sie die Herausforderungen aktiv an

Immer mehr Geschäftspartner erkennen den Mehrwert der digitalen Rechnungsabwicklung und verwenden E-Rechnungen anstelle des klassisches Papierformats. Das kann heute schon zu komplexen Prozessen führen, bei denen es nicht immer einfach ist, den Überblick zu behalten. Was geschieht, wenn die Mitarbeiter, die diesen Job normalerweise machen, krank oder im Urlaub sind? Wenn projektbedingt so viele Rechnungen zu bearbeiten sind, dass einer allein es kaum erledigen kann? Wenn ein Fehler passiert und der Zahlungsprozess ins Stocken gerät? Wenn Stornos für noch mehr Arbeitslast sorgen? Zusätzlich zu den vielfältigen Herausforderungen im Tagesgeschäft müssen die gesetzlichen Archivierungsvorschriften eingehalten werden.

Aus heutiger Sicht und in Anbetracht der Möglichkeiten ist die händische Bearbeitung von Rechnungen fast ein wenig aus der Zeit gefallen. Untersuchungen zeigen, dass Immobilienunternehmen bis zu 70 % an Zeit einsparen, wenn Sie auf den digitalen Rechnungsdurchlauf vertrauen.

So macht Digitalisierung Sinn, sorgt für mehr Zufriedenheit und schützt zugleich die Umwelt

Gerade mit Blick auf den Fachkräftemangel bietet die Digitalisierung viele Möglichkeiten, um als Arbeitgebermarke positiv aufzufallen. Die Aareon-Bausteine Rechnungsportal, Mareon und Archiv kompakt stellen dabei ein herausragendes Beispiel für die sinnvolle Digitalisierung eintöniger Arbeitsschritte dar. Darüber hinaus zahlt der digitale Auftrags- und Rechnungsprozess mit jedem nicht gedruckten Blatt auf Nachhaltigkeit bzw. Reduktion der CO₂-Emission ein.

So gelingt der digitale Rechnungsdurchlauf in der Aareon Smart World

Für die vollständige Digitalisierung des gesamten Rechnungsdurchlaufs benötigen Sie aufbauend auf Ihrem Aareon ERP-System lediglich drei Bausteine: Mareon, das digitale Service-Portal für die Abwicklung von Aufträgen und Rechnungen zwischen Handwerks- und Immobilienunternehmen, das Rechnungsportal sowie Archiv kompakt. Ihre individuellen Prozesse vom Eingang über die Archivierung und Prüfung bis hin zur Zahlungsfreigabe bilden die Basis für die Digitalisierung des Rechnungsdurchlaufs. Der elektronische Rechnungseingang oder das automatisierte Auslesen via digitaler Dokumentenerfassung (Capturing) ist die Basis für die digitale Prozesseffizienz. Die positiven Effekte des digitalen Rechnungsdurchlaufs sind weitreichend und tiefgreifend. Sie erleichtern Ihren Arbeitsalltag und gestalten die Abläufe bei gleichzeitiger Steigerung der Datenqualität effizienter. Ob Rechnungen bezüglich Betriebskosten, Maßnahmen, Verwaltung oder Instandhaltung: Aareon unterstützt Sie bei Ihrem Weg zu einer 100 % digitalen Rechnungsbearbeitung.

Aareon: alles aus einer Hand, ganzheitlich gedacht

Mit Aareon haben Sie einen Partner an Ihrer Seite, der die Prozesse in der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft kennt wie kaum ein anderer. In der Aareon Smart World finden Unternehmen jeder Größenordnung die passenden Lösungen für ein effektives und effizientes Management der ihnen anvertrauten Objekte, Mieter- und Investorenbeziehungen. Der digitale Rechnungsdurchlauf ist dabei nur ein Beispiel für unser nachhaltiges Engagement.